Gestion administrative en Mauricie
Les courriels, les documents à préparer et les dossiers à suivre prennent du temps sur votre activité. Je vous accompagne à distance pour organiser cet administratif et prendre en charge les tâches que vous souhaitez déléguer, de façon ponctuelle ou régulière.
Parlons de vos besoinsBasée à Saint-Élie-de-Caxton, GESCOM accompagne à distance les entrepreneurs, travailleurs autonomes et PME de Mauricie, notamment à Trois-Rivières et Shawinigan.
Ce que je peux prendre en charge
- Saisie et mise à jour de vos données, préparation de documents et suivi des échéances.
- Tri des courriels professionnels, préparation de réponses et suivi des demandes prioritaires.
- Classement numérique, numérisation et organisation des contrats et documents de travail.
- Mise à jour des fichiers clients et du CRM, coordination des rendez-vous et relances commerciales.
Un exemple concret
Vous retrouvez des demandes clients dans plusieurs courriels et ne savez plus lesquelles attendent une réponse. Nous définissons un classement et un tableau de suivi. Je regroupe les informations, prépare les réponses prévues et vous signale les décisions à prendre.
Quand faire appel à une adjointe administrative externe ?
Le besoin apparaît souvent lorsque le suivi repose sur votre mémoire : un courriel laissé sans réponse, une pièce jointe introuvable ou une information client à recopier dans plusieurs outils. Déléguer permet de confier ces tâches identifiées à une personne qui suit vos consignes. Pour commencer, choisissez un dossier précis ou une tâche répétitive dont vous pouvez expliquer le résultat attendu.
Un suivi clair des dossiers et des décisions
Pour chaque tâche confiée, nous précisons les informations de départ, l’échéance et la personne qui valide. Un tableau peut distinguer les dossiers à traiter, ceux en attente d’une réponse et ceux terminés. Les demandes qui nécessitent votre décision restent visibles. Cette organisation facilite la reprise d’un dossier et évite de chercher son état dans plusieurs conversations.
Pour commencer
Identifiez les tâches qui vous prennent le plus de temps, les outils que vous utilisez et vos prochaines échéances. Nous convenons ensuite des accès utiles, des consignes de traitement et des validations qui restent entre vos mains.
Comment se déroule la collaboration ?
- Nous définissons ensemble les tâches à déléguer, vos priorités et les échéances.
- Vous partagez les documents et les accès nécessaires selon les modalités convenues.
- Je prends en charge les tâches retenues et vous transmets un suivi des points à valider.
Vos questions
Puis-je demander une aide ponctuelle ?
Oui. Le soutien peut répondre à une période chargée, à un besoin de classement ou à un suivi régulier. Le périmètre et le rythme sont définis ensemble.
Faut-il changer mes outils ?
La collaboration part de vos outils et de vos procédures. Nous précisons ensemble les accès et les adaptations nécessaires avant la prise en charge.
Quelle différence entre soutien ponctuel et régulier ?
Une mission ponctuelle peut porter sur le classement d’un ensemble de documents ou la mise à jour d’un fichier clients. Un accompagnement régulier concerne des tâches qui reviennent, comme le tri des courriels ou le suivi des demandes. La fréquence est définie selon le volume et vos priorités.
Comment garder le contrôle sur les réponses aux clients ?
Nous définissons les consignes, les informations utilisables et les réponses qui nécessitent votre validation. Vous pouvez demander la préparation de brouillons avant envoi. Les engagements commerciaux ou les situations inhabituelles vous sont signalés pour décision.
Services complémentaires
Parlons de vos besoins
Vous souhaitez déléguer cette tâche ? Contactez Aurélie Genin pour préciser votre besoin, les documents disponibles et le rythme de travail souhaité.
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